Schutz von personenbezogenen Daten.
Wir verpflichten uns, die Privatsphäre und die Sicherheit unserer Schüler, Eltern, Mitarbeiter und Besucher zu schützen. In dieser Datenschutzrichtlinie wird dargelegt, wie wir Ihre persönlichen Daten erfassen, verwenden, offenlegen und schützen, wenn Sie unsere Dienste in Anspruch nehmen.
Wir sind uns der Bedeutung des Datenschutzes bewusst und fühlen uns verpflichtet, die Vertraulichkeit und Integrität Ihrer persönlichen Daten zu wahren. Unsere Verfahren sind so gestaltet, dass sie den geltenden Datenschutzgesetzen und -vorschriften entsprechen und einen verantwortungsvollen und transparenten Umgang mit Ihren Daten gewährleisten.
Bei wem liegt die Verantwortung für Ihre Daten?
Die Aera Verlag GmbH fungiert als „Verwalter“ der persönlichen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen. Sie erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO und des BDSG. Wenn Sie Fragen zum Umgang mit den Schüler- und Elterndaten haben, kontaktieren Sie uns bitte unter admissionsduesseldorf@stgeorgesschool.com / admissionscologne@stgeorgesschool.com / admissionsmunich@stgeorgesschool.com.
Rechtlich Verantwortlicher ist die Aera Verlag GmbH (Heisterbacher Str. 240, 53332 Bornheim), die Sie unter 0049 2233 808870 kontaktieren können.
Welche Daten speichern wir?
In der Bewerbungsphase
- Persönliche Daten des Schülers: Name, Adresse, Geburtsdatum, Nationalität, Pass, Geburtsort, Geschlecht, momentane Schule, medizinische Besonderheiten, Muttersprache und Fremdsprachen. Außerdem benötigen wir ein Passfoto.
- Daten der Eltern (oder des Erziehungsberechtigten): Name und Adresse, Kontaktdaten, Nationalität, Pass, Beruf/Berufsbezeichnung, Name und Adresse des Arbeitgebers.
- Falls die Schulgebühren von einem Dritten gezahlt werden: Name und Adresse der Person/des Unternehmens.
In der Anmeldephase und in der Zeit des Schulbesuchs
- Wir bitten um Bestätigung der persönlichen Daten, die wir in der Bewerbungsphase über Sie und Ihren Sohn/Ihre Tochter erhalten haben.
- Angabe von Krankheiten und Erlaubnis zur Verabreichung rezeptfreier Medikamente.
- Einverständniserklärung, dass Ihr Kind fotografiert oder gefilmt werden darf und dass Bildmaterial für die Presse, die sozialen Medien, Werbung für die Schule usw. verwendet werden darf.
- Wir erwarten, dass Sie uns über Änderungen Ihrer Kontaktdaten und der Daten Ihres Kindes informieren. Von Zeit zu Zeit bitten wir um Bestätigung der Korrektheit Ihrer Daten und der Daten Ihres Kindes
- Wir speichern schulische und betreuungsspezifische Informationen Ihres Kindes.
Bei der Abmeldung
- Wenn Ihr Sohn/Ihre Tochter die Schule verlässt, möchten wir Ihre Daten und die Ihres Kindes gerne in unserer Datenbank behalten. Die Informationen werden als Daten früherer Schüler gespeichert und Sie erhalten keine Mitteilungen durch die Schule, die nur für angemeldete Schüler relevant sind.
- Wir bitten um Ihr Einverständnis, Ihre Daten weiterhin speichern zu dürfen und werden das Einverständnis zusätzlich von Ihrem Sohn/Ihrer Tochter einholen, sollte er/sie beim Abgang von der Schule bereits das 16 Jahre alt sein.
- Sie können nach wie vor über das Parent Portal auf die Informationen Ihres Kindes zugreifen.
- Wir speichern alle angemeldeten Prüfungen, die Ihr Kind an unserer Schule absolviert hat.
Wie wir Ihre Daten erheben
Personenbezogene Daten, die nicht direkt von Schülern oder Eltern erhoben werden, stammen in der Regel von Mitarbeitern der St. George's School. So werden beispielsweise Schulzeugnisse von den jeweiligen Lehrern verfasst. Hin und wieder erhalten wir auch Daten direkt von Drittparteien, z. B. von vorherigen Schulen und externen Spezialisten.
Weshalb benötigen wir Ihre Daten?
Wir benötigen Ihre persönlichen Daten aus folgenden Gründen:
- Überprüfung Ihrer Anmeldung und Ihres Rechtsstatus
- Weiterleitung schulinterner Informationen und Ankündigungen
- Kontaktaufnahme in Notfällen
Aus folgenden Gründen benötigen wir genaue Angaben zu Ihrem Kind/Ihren Kindern:
- Überprüfung der Angaben
- Sicherstellung der Aufsichtspflicht in Betracht medizinischer und betreuungsspezifischer Informationen
- Weitergabe korrekter Informationen an Dritte, falls notwendig (z.B. an die Prüfungskomission)
- Verwaltung und Bereitstellung von elektronischen Lernmitteln und der hierfür erforderlichen IT und personalisierter Nutzungslizenzen
Wir speichern und verarbeiten ausschließlich persönliche Daten, welche diesen Zwecken dienen, und ausschließlich zu den oben genannten Zwecken. Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung von Daten ist, sofern eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt, Art. 6 Abs. 1 (a) DSGVO, im übrigen Art. 6 Abs. 1 (b) und (f) DSGVO.
Die Erhebung und Verarbeitung der Daten ist für den Vertragsschluss erforderlich, da wir das Schulverhältnis nur ordnungsgemäß abwickeln können, wenn uns die benötigten Daten vorliegen. Nur so können wir z.B. unseren Aufsichtspflichten nachkommen.
Was tun wir mit den Daten?
Alle persönlichen Informationen werden von unseren Mitarbeitern in Deutschland bearbeitet, sofern nicht abweichend nachfolgend erwähnt. Diese Mitarbeiter wickeln diese Prozesse zum Teil auch außerhalb von Deutschland, aber stets innerhalb der Europäischen Union ab, so dass sicher gestellt ist, dass Ihre Daten mit dem höchstmöglichen Schutzniveau verarbeitet werden. Unsere Daten sind zum EDV-Hosting und zur Verwaltung auf Servern innerhalb der EU gespeichert. Dritten gewähren wir keinen Zugang zu Ihren Daten, es sei denn, es ist rechtlich zwingend erforderlich. Einzige Ausnahmen hiervon sind andere Unternehmen der St. George’s Gruppe, derzeit AERA Verlag München GmbH und AERA Verlag Duisburg GmbH: Da bestimmte Verwaltungsaufgaben innerhalb der St. George’s-Gruppe von jeweils besonders qualifizierten Mitarbeitern konzentriert an den Standorten München, Köln und Düsseldorf Rhein-Ruhr wahrgenommen werden, erfolgt die Bearbeitung eines solchen Einzelfalls unter Umständen durch einen Mitarbeiter einer St. George’s-Gesellschaft, der technisch nicht Mitarbeiter der Gesellschaft ist, mit der Sie das Schulverhältnis unterhalten. Alle Mitarbeiter der St. George’s-Schulen unterliegen aber den gleichen Verpflichtungen, so dass hieraus keine Beeinträchtigungen unseres hohen datenschutzrechtlichen Standards begründet werden. Zwischen den St. George’s-Schulen bestehen zudem vertragliche Vereinbarungen, die die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften gewährleisten.
Zu den Aufbewahrungsfristen: Im Falle einer nicht angenommenen oder zurückgezogenen Bewerbung werden all Ihre Daten innerhalb von 12 Monaten gelöscht. Wenn Sie Ihr Kind an der St George’s School anmelden, bleiben Ihre Daten und die Ihres Kindes für den Zeitraum des Schulbesuchs gespeichert. Wenn Ihr Kind die Schule verlässt, bleiben die Daten 25 Jahre lang gespeichert, bevor sie gelöscht werden.
Im Zusammenhang mit der Verwaltung und Bereitstellung von IT-Geräten (z. B. ein MacBook von Apple) und Lizenzen für Office-Tools und Lerninhalte (einschließlich Lizenzen für Cloud-Dienste im Zusammenhang mit Microsoft 365, Apple (iCloud), Adobe Creative Cloud, Digital Textbook) müssen wir die Benutzerdaten der Schüler beim jeweiligen Lizenzgeber und Dienstanbieter registrieren. Die Verwendung von Benutzerdaten und Informationen, die sich aus der Nutzung der Produkte ergeben, unterliegt den Geschäftsbedingungen und Datenschutzhinweisen der jeweiligen Anbieter, für die wir nicht verantwortlich sind.
Einzelheiten entnehmen Sie bitte den folgenden Anbieterinformationen und den Datenschutzrichtlinien auf deren Websites:
- Microsoft 365: Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA (www.microsoft.com)
- Apple: Apple Inc., One Apple Park Way, Cupertino, CA 95014, USA (www.apple.com)
- Adobe Creative Cloud: Adobe Systems Software Ireland Limited, 4-6 Riverwalk, Citywest Business Campus, Dublin 24, Republic of Ireland (www.adobe.com)
- Digital Textbook: Kognity AB, Linnégatan 87D, 115 23 Stockholm, Sweden (www.kognity.com)
Wir verwalten die entsprechenden Konten in Übereinstimmung mit den geltenden Nutzungsbedingungen und Lizenzen. Der Administratorenzugang wird zu folgenden Zwecken genutzt: technische Verwaltung und Problemlösung in Bezug auf die Benutzerkonten, Kontrolle der Benutzereinstellungen, IT-Sicherheit, Durchsetzung der Lizenzbedingungen und der geltenden Nutzungsbestimmungen ("Acceptable Use Policy"). Wir greifen grundsätzlich nicht auf die E-Mails oder Dateien von Schülern zu. Ausnahmen ergeben sich aus der Datenschutzrichtlinie.
Wir werden die Benutzerkonten für die oben genannten Tools und Lizenzen so bald wie möglich nach dem Ende der Schulzeit oder dem Ende der Abschlussprüfung löschen.
Welche Rechte haben Sie?
- Sie haben das Recht, vom Verantwortlichen über Ihre erhobenen personenbezogenen Daten aufgeklärt zu werden, sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten. Zudem haben Sie das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen. Bitte kontaktieren sie uns hierzu unter admissionsduesseldorf@stgeorgesschool.com / admissionscologne@stgeorgesschool.com / admissionsmunich@stgeorgesschool.com.
- Sofern Sie eine Einwilligung in die Verarbeitung von Daten erklärt haben, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit – auch teilweise – zu widerrufen.
- Wenn Sie Beschwerde gegen die Behandlung Ihrer persönlichen Daten einlegen möchten, kontaktieren Sie bitte unseren Datenschutzbeauftragten, der Ihren Fall untersuchen wird unter dataprotection@stgeorgesschool.com.
- Sollten Sie der Auffassung sein, dass Ihre persönlichen Daten nicht gesetzeskonform behandelt werden, können Sie Beschwerde beim Landesdatenbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen einlegen. Sollten Sie in der EU, aber nicht in Nordrhein-Westfalen wohnhaft sein, können Sie stattdessen beim Datenschutzbeauftragten der für Ihren Wohnort zuständigen Behörde Beschwerde einlegen.